2021-এ সেরা প্রশাসনিক সহায়তার কাছ থেকে 16 অনস্বীকার্য দক্ষতা

sn_2017_stateofoffice_report_cover_v4_indd

একটি বড় প্রশাসনিক সহকারী কোনও সংস্থার গোপন অস্ত্র হতে পারে।



'প্রশাসনিক সহকারী' সময়সূচী, বুককিপিং এবং ভ্রমণের ব্যবস্থা করার মতো জিনিসের সমার্থক হিসাবে ব্যবহৃত হত। আজও তাই নয়

যদিও এই ফাংশনগুলি এখনও কাজের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ, আজকাল প্রশাসকদের আরও অনেক কিছু দেওয়া হয়। প্রায়শই, অ্যাডমিনরা প্রথাগতভাবে এইচআর বা অপারেশনগুলিতে প্রেরণ করা সামনের-লাইনের কৌশলগত কাজগুলি গ্রহণ করে - যেমন পছন্দসই জিনিস নতুন ভাড়া এবং ইভেন্ট পরিকল্পনা।

আধুনিক দিনের অ্যাডমিনগুলি প্রায়শই একটি-এর মাধ্যমে ইন-হাউস এবং রিমোট সংস্থার সংস্কৃতি উভয়ই পরিচালনা করার দায়িত্ব দেওয়া হয় কর্মী স্বীকৃতি সফ্টওয়্যার পছন্দ সমাবেশ - যা বিনামূল্যে।



আরও বেশি করে, শীর্ষ প্রতিভা নিয়োগ এবং ধরে রাখার জন্য একটি ইতিবাচক অফিস সংস্কৃতি বজায় রাখা গুরুত্বপূর্ণ, জড়িত কর্মীদের , এবং তাদের সেরা সঞ্চালনের জন্য অনুপ্রেরণা দেয়। কোনও সংস্থার প্রশাসককে প্রায়শই সংস্কৃতি-সম্পর্কিত দায়িত্ব দেওয়া হয় যেমন অফ-সাইট পরিকল্পনা করা, পরিচালনা করা অফিসে স্ন্যাক্সের মতো পার্কস , এবং সাধারণত অফিস vibe বজায় রাখা।

এটি যখন এটিতে নেমে আসে, প্রশাসকরা প্রত্যাশা করা হয় যে জিনিসগুলি যাই হোক না কেন এটি মসৃণভাবে চলমান রাখবে, তা যাই হোক না কেন। এগুলিকে বেসবলের 'ইউটিলিটি প্লেয়ার' এর মতো মনে করুন। তারা হ'ল জ্যাকস- এবং জিলস অফ অল-ট্রেডস, এক টন বিভিন্ন পরিস্থিতিতে উচ্চ স্তরে সম্পাদন করবে বলে আশা করা হচ্ছে।

(- আরও বেশি করে করা উচিত সহায়তা - সাহায্যকারীদের সাহায্যকারীদের জন্য তৈরি # 1 টি বিনামূল্যে সাপ্তাহিক নিউজলেটার।)



15 বছরের কাজের বার্ষিকী উপহার

সুতরাং এটি উপলব্ধি করে যে এই চ্যালেঞ্জিং ভূমিকাতে সফল হওয়ার জন্য আজকের প্রশাসকদের বিস্তৃত দক্ষতার প্রয়োজন।

তবে প্রশাসনিক দক্ষতার তালিকা কী কী? এবং ভাল থেকে প্রশাসকদের আলাদা করে কি? প্রশাসনিক সহকারীদের জন্য কোন পেশাদার বিকাশের ধারণাগুলি অনুসরণ করা উচিত?

আমরা আমাদের সম্প্রদায়কে রকস্টার প্রশাসকদের কাছে ঠিক এটিই জিজ্ঞাসা করেছি। প্রশাসনিক সহকারীদের জন্য দক্ষতা রয়েছে যা সত্যিই বিলগুলি প্রদান করে।

আমরা সম্প্রতি আমাদের স্টেট অফ দ্য এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট ফেসবুক গ্রুপে 1,273 টিরও বেশি কার্যনির্বাহী সহায়তা জরিপ করেছি এবং এটি পেয়েছি সোমবার ডটকম তাদের প্রিয় উত্পাদনশীলতা সরঞ্জাম ব্যবহার করা ছিল।

সুচিপত্র

1. সমস্ত সম্পদ জানা

আপনি যখন প্রশাসনিক সহকারী হন, প্রত্যেকে সর্বদা আপনার প্রতিটি সমস্যার সমাধান বা প্রতিটি প্রয়োজনের জন্য ব্যবহার করার জন্য একটি সরঞ্জামের জন্য গণনা করে।

স্ট্যান্ড-আউট অ্যাডমিনরা দরকারী সরঞ্জামগুলির একটি ডেটাবেস বা এক্সেল ফাইল রেখে জিজ্ঞাসার চেয়ে এগিয়ে থাকে stay

আমাদের প্রিয় কয়েকটি অ্যাডমিন 'গোপন অস্ত্র' দিয়ে আপনার নিজের গো-তে তালিকা চালু করুন।

সহায়তা : এই সফটওয়্যার সাপ্তাহিক নিউজলেটারটি সহায়ক সফ্টওয়্যার এবং সময় সাশ্রয় প্রযুক্তি সহ সমস্ত সংস্থান সম্পর্কে জানার জন্য আপনার শর্টকাটটি বিবেচনা করুন। প্রতি সপ্তাহে একটি সিলভার প্লেটারে (a.k.a. সুন্দরভাবে ফর্ম্যাট ইমেল) আপনাকে বিতরণ করে রিসোর্সগুলির একটি বৃত্তাকার সাথে আপ টু ডেট থাকুন। এখানে বিনামূল্যে সাইন আপ করুন!

অন্যান্য সহায়ক সংস্থানসমূহ:

2. সৃজনশীল সমস্যা সমাধান

আপনি যদি 2021 সালে কীভাবে একজন ভাল প্রশাসনিক সহকারী হতে চান তা জানতে চান তবে সমস্যা সমাধানের বিষয়টি আপনার সরঞ্জামবক্সে থাকা উচিত। যেহেতু একজন প্রশাসকের প্রধান দায়িত্ব বিষয়গুলিকে লক্ষ্য করা হয়, তাই সমস্যা সমাধান একটি অপরিহার্য দক্ষতা। দূরবর্তী কাজ এবং নমনীয় শিডিয়ুলগুলি বাড়ার সাথে, আজকের আধুনিক কর্মক্ষেত্রটি সবকিছুকে সুচারুভাবে চালিয়ে যেতে নতুন ধরণের সৃজনশীল চিন্তাভাবনার দাবি করে।

চেলসি হ্নাত, মহিলা নির্বাহীদের অগ্রযাত্রার জন্য প্রধান নির্বাহী নির্বাহী সহকারী আমাদের বলছেন যে:

চেলসি-হ্নাত'প্রশাসনিক সহকারীরা পলিম্যাথ হিসাবে অনন্য অবস্থানে রয়েছেন - তারা তাদের কাজের পরিবেশের বিভিন্ন দিক সম্পর্কে জানেন এবং সমস্যা সমাধানের পথে যেতে দেখেন।

তারা যত কার্যকরভাবে সমস্যা সমাধানে সক্ষম হবে, তত বেশি মূল্যবান হয়ে ওঠে তাদের অবস্থানের কারণ তারা সবকিছু সুচারুভাবে চলতে থাকে। '

স্নাতকতা অনুসারে সৃজনশীলতা এবং উন্নতি করার ক্ষমতা যে কোনও আকারের সংস্থাগুলিতে সমীকরণের প্রয়োজনীয় অংশ।

চেলসি-হ্নাত'আমি এটি ছোট এবং বৃহত্তর উভয় সংস্থায় দেখছি, তবে আমার মতো একটি ছোট সংস্থায় এই প্রশাসক দক্ষতার প্রভাবটি স্মরণীয় এবং সত্যিই আপনি লক্ষ্য করেছেন” '

3. সঠিক শিষ্টাচার

প্রতিটি একক দিনে লোকের সাথে ইন্টারফেস প্রশাসিত করে। সব ধরণের লোক।

অফিস পরিচালকদের মতো , অ্যাডমিনগুলি কোনও সংস্থার কয়েকটি লোকের মধ্যে অন্যতম (সম্ভবত সিইও বা সিনিয়র এইচআর কর্মীরা) যা প্রতিটি স্তরের কর্মচারীদের সাথে ডিল করে।

অবশ্যই এটি অভ্যন্তরীণ মিথস্ক্রিয়ায় সীমাবদ্ধ নয়। অ্যাডমিনের ভূমিকা প্রায় সবসময়ই সামনের দিকে। আপনি যদি একজন প্রশাসক হন তবে আপনি প্রায়শই বিভাগ বা কার্যনির্বাহীর দ্বাররক্ষী হন, আগত কলগুলি পরিচালনা করে, বিক্রেতাদের কাছে পৌঁছাবেন বা অন্য সংস্থাগুলিতে উচ্চ-স্তরের নির্বাহীদের সাথে সরাসরি কথা বলবেন।

এজন্য ভাল আচরণ এবং শিষ্টাচার এত গুরুত্বপূর্ণ। অ্যাডমিন এলিজাবেথ হোয়াইট-পিটারস ব্যাখ্যা করে বলেন যে শিষ্টাচারগুলি হ'ল একটি হ'ল শিল্প যা অনেক চ্যালেঞ্জিং পরিস্থিতির মধ্য দিয়ে যায়।

হোয়াইট-পিটার্সের মতে, শিষ্টাচারে শিল্পে দক্ষতার এক রহস্য শোনার মধ্যে। সে বলে,

এলিজাবেথ-সাদা-পিটার্স'[এ] রকস্টার [অ্যাডমিন] লাইনগুলির মধ্যে পড়ার জন্য কেবল শব্দগুলিতেই নয়, সুর ও দেহের ভাষাও শোনে” '

তিনি কী বোঝাতে চেয়েছেন তার উদাহরণ এখানে:

এলিজাবেথ-সাদা-পিটার্স'ফোনটি বাজছে. এটি ম্যানেজারের সাথে কথা বলার দাবিতে উত্তেজিত কণ্ঠস্বর। হাসি এবং বিনয়ী হওয়ার সময় একজন প্রশাসক দ্রুত পরিস্থিতিটি মূল্যায়ন করে। সংস্থার সংস্কৃতির উপর ভিত্তি করে, বেশ কয়েকটি পদক্ষেপ গ্রহণ করা যেতে পারে: একজন নোট নিতে পারে এবং কলারকে যেটি দেওয়া হবে তা নিশ্চিত করতে পারে, একজন কলারকে ধরে রাখতে পারে এবং ম্যানেজারকে কীভাবে বাধা দিতে / কল স্থানান্তর করতে পারে তা নির্ধারণ করতে পারে, বা কেউ চেষ্টা করতে পারে সমস্যাটি সরাসরি সমাধান করুন।

ভাষা এবং স্বর শুনে, কেউ কোন পদক্ষেপ নেবে তা নির্ধারণ করতে পারে। ভদ্র যোগাযোগের সাথে প্রতিটি পদক্ষেপ, কলার এবং ম্যানেজারের পক্ষে সর্বোত্তম ফলাফলে পরিস্থিতি পরিচালনার সম্ভাবনা বৃদ্ধি পায়।

‘দয়া করে’ এবং ‘ধন্যবাদ’ দু'জনেই লক্ষ্য করবেন। অভিজ্ঞতার সাথে অ্যাডমিন ম্যানেজারের কাছ থেকে কী ভাল কাজ করেছে তা শিখবে এবং এইভাবে, পরবর্তী ঘটনাটির জন্য কীভাবে পরিচালনা করতে হবে তা জানবে।

অ্যাডমিনস, এটি দেখা যাচ্ছে, একটি উচ্চ সংবেদনশীল আইকিউ প্রয়োজন, এবং লোকদের পড়তে এবং সেই অনুযায়ী প্রতিক্রিয়া করার দক্ষতা।

চার। মানসিক বুদ্ধি

সংবেদনশীল বুদ্ধি বোঝার জন্য নকশাকে বোঝায় — এমনকি প্রভাবিত করে ourselves নিজের এবং অন্যদের মধ্যে আবেগকে। সর্বাধিক সফল অ্যাডমিনদের কোদাল মধ্যে সংবেদনশীল বুদ্ধি আছে। কারণটা এখানে:

  • সংবেদনশীল বুদ্ধি মানুষকে কাজ করতে সহজ করে তোলে। অন্যের আবেগের সাথে সংযুক্ত প্রশাসনিকগুলি আলোচনা এবং অন্যান্য মিথস্ক্রিয়া থেকে আরও ভাল ফলাফল অর্জন করে। সংবেদনশীল বুদ্ধি সমস্ত লোকের সাথে এবং সমস্ত পরিস্থিতিতে আচরণের ক্ষেত্রে আরও ভাল ফলাফলকে অনুবাদ করে, এডমিনদের জন্য এটি অবশ্যই দক্ষতা তৈরি করে, যাদের কাজের জন্য অনুরোধ করতে হবে, কাজ সম্পাদন করতে হবে এবং আলোচনা করতে হবে সম্পর্কিত বহু লোকের সাথে কাজ করুন।
  • সংবেদনশীল বুদ্ধি মানুষকে অন্যের সংবেদনগুলি পরিচালনা করতে সহায়তা করে। লোকদের পড়ার এই দক্ষতা অ্যাডমিনদের বস এবং অন্যান্য মূল সহযোগীদের প্রয়োজন অনুমান করতে সহায়তা করে। উদাহরণস্বরূপ, অনুমান করা যে কোনও বস কোনও প্রতিবেদনে অসন্তুষ্ট, উচ্চাকাঙ্ক্ষী অ্যাডমিনকে কথোপকথনটি পুনর্নির্দেশ করে বা পুনরায় প্রেরণ করে পক্ষপাতী হওয়ার সুযোগ দেয়।
  • সংবেদনশীল বুদ্ধি সংঘাতের সমাধানকে বাতাস করে তোলে। বোঝা আবেগ আবেগ সঙ্গে আচরণ করা এমনকি নেতিবাচক এমনকি সহজ করে তোলে। এবং আবেগের সাথে কীভাবে মোকাবিলা করতে হবে তা জেনে অ্যাডমিনদের যেকোন দ্বন্দ্ব সমাধানের সরঞ্জাম সরবরাহ করে।
  • সংবেদনশীল বুদ্ধি চাপ পরিচালনা করা সহজ করে তোলে। আবেগগত বুদ্ধিমান প্রশাসকরা তাদের নিজস্ব চাপের লক্ষণগুলি সনাক্ত করতে পারে এবং বুঝতে পারে এটি ধ্যানের বিরতির সময়।

5. দূরদৃষ্টি এবং প্রত্যাশা

সেরা প্রশাসকদের কী করা উচিত তা জানানোর দরকার নেই। সমস্যা এমনকি কোনও সমস্যা হওয়ার আগেই তারা সমাধানটির প্রত্যাশা করে। এই প্রশাসনিকগুলি অনিবার্য হয়ে ওঠার জন্য অত্যন্ত সহায়ক হতে উত্থাপিত হয়, গোপন অস্ত্র বসরা কেবলমাত্র বাঁচতে পারে না।

কেলি টড একটি এইচজিটিভি ভিত্তিক প্রযোজনা সংস্থায় দু'জন এক্সিকিউটিভকে সমর্থন করে একটি ইএ হিসাবে তার কেরিয়ার শুরু করেছিলেন। তার মনে, এটি তার প্রত্যাশা করার দক্ষতা যা সত্যই তাকে উজ্জ্বল করেছে।

কেলি-টড-কোট“বিশদগুলিতে মনোযোগ দেওয়া সত্যিই আপনাকে অনেক দূরে নিয়ে যেতে পারে কারণ এই নির্বাহীরা নিখুঁততার দাবি করে, এবং তারা যতটা সুন্দর হোক না কেন, তারা চায় যে জিনিসগুলি সঠিকভাবে করা হোক এবং আপনার কাজ… তাদের জীবনকে আরও সহজ করে তোলা।

আপনি যদি বসের একধাপ এগিয়ে থাকতে পারেন, যেমন, ‘আমি আপনার জন্য এই সংরক্ষণের যত্ন নেওয়ার বিষয়টি যত্নবান করেছি কারণ আপনি যে ক্যালেন্ডারে দেখেছি যে আপনি অবরুদ্ধ করেছেন’ '

এই প্রত্যাশা এবং তাদের উপর এবং ততোধিক ধরণের প্রস্তুতি সত্যই আপনাকে তাদের সামনে দাঁড়াতে বাধ্য করবে…।

[অ্যাডমিন] এক্সেকের সেরা বন্ধু হতে পারে এবং যদি তারা তাদের থেকে এক ধাপ এগিয়ে চিন্তা করে তবে আপনি বাইরে চলে যাবেন ”'

চেলসি হ্নাত সম্মত:

চেলসি-হ্নাত'যেহেতু তাদের কাজটি কোনও সংস্থার মধ্যে বিভিন্ন দিকের জড়িত, তাই তাদের সম্ভাব্য চ্যালেঞ্জ এবং ফলাফল সম্পর্কে ভবিষ্যদ্বাণী করার একটি স্বতন্ত্র ক্ষমতা রয়েছে।'

6. মাল্টিটাস্কিং

অতীতে আমরা যুক্তি দিয়েছিলাম মাল্টিটাস্কিং একটি রূপকথা যা উত্পাদনশীলতা ধ্বংস করে । আমাদের মস্তিস্ক একবারে এক-উচ্চ-স্তরের টাস্ক সম্পাদনের জন্য তারযুক্ত হয় না, তাই সর্বোত্তম কৌশলটি তাদের অগ্রাধিকার দেওয়া এবং একে একে নক আউট করা।

আমরা একটি সফটওয়্যার ব্যবহার করার পরামর্শ দিই সোমবার ডটকম আপনার দৈনন্দিন কাজগুলি তৈরি, ট্র্যাক এবং নিরীক্ষণ করতে। একটি নিখরচায় ট্রায়াল রয়েছে যার জন্য আপনি সাইন আপ করতে পারেন এখানে

এবং যদিও এটি বেশিরভাগ ক্ষেত্রে সত্য - আপনি বিক্রয় কল করার সময় কোনও আর্থিক মডেল লেখার চেষ্টা করা উচিত নয়, উদাহরণস্বরূপ - কোনও প্রশাসকের মূল দায়িত্বগুলির জন্য তাদের একসাথে কাজ ছড়িয়ে দিতে হবে to

এটি কারণ বড়, আরও কৌশলগত দায়িত্ব ছাড়াও ফাইলিং বা সময়সূচির মতো রোট টাস্কগুলি প্রায়শই অ্যাডমিনগুলিতে পড়ে। এগুলি দ্রুত - বা একসাথে করতে সক্ষম হওয়া একটি বড় সুবিধা। সেরা প্রশাসকরা অনায়াসে এটি করেন।

বোনিটসের প্রশাসনিক সহকারী স্টিফানি মেরিট ব্যাখ্যা করেছেন:

স্টেফানি-মেরিট'প্রশাসনিক সহকারী যে শীর্ষ দক্ষতাটি হ'ল বহু-কার্য করার ক্ষমতা। আমি জানি যে আমি সাধারণত একই সাথে কয়েকটি জিনিস চলি এবং আমার একইসাথে দুটি করতে সক্ষম হতে হয়।

উদাহরণস্বরূপ: আমাকে আমাদের সাব-ঠিকাদারদের জন্য হোটেল ঘর তৈরি করতে হবে, আমি ফোনে থাকাকালীন আমি ইমেলের উত্তর দিতে পারি বা কিছু কাগজপত্র শেষ করতে পারি ”'

7. অভিযোজনযোগ্যতা

যেমনটি আমরা আগে উল্লেখ করেছি যে কোনও প্রশাসকের তালিকার দায়িত্বগুলি বিস্তৃত এবং বৈচিত্র্যময়। প্রায়শই, এর অর্থ একটি সম্পূর্ণ অসম্পৃক্ত প্রকল্পের দিকে একটি ডাইম এবং পাইভটি থামাতে সক্ষম হওয়া। বিষয়গুলি দ্রুত পরিবর্তিত হয় এবং সেরা অ্যাডমিনগুলি সহজেই প্রতিক্রিয়া জানাতে এবং মানিয়ে নিতে পারে।

উদাহরণস্বরূপ, যদি বস হঠাৎ করে কোনও স্বতঃস্ফূর্ত ট্রিপ প্রকাশ করে যা তাকে পরবর্তী দুই সপ্তাহের জন্য অফিসের বাইরে পাঠিয়ে দেয়, তার প্রশাসককে কাজটি করতে বসতে হবে, ক্ষতিগ্রস্থ অনুভূতি এবং ক্ষতবোধকে এড়াতে কার্যকরভাবে সমস্ত ক্ষতিগ্রস্থ পক্ষের সাথে যোগাযোগ করার সময় তার সময়সূচি সাফ করতে হবে her । এই পরিস্থিতিতে, চাপ দেওয়ার এবং ঘন্টা কী করতে হবে তা স্থির করার সময় নেই।

এখানে আবার Merritt ব্যাখ্যা করার জন্য:

স্টেফানি-মেরিট'অন্যান্য শীর্ষ দক্ষতা আপনি যা মুহুর্তের বিজ্ঞপ্তিতে কাজ করছেন তা পরিবর্তন করতে সক্ষম হবে। আমি কোনও কিছুর মাঝে থাকতে পারি এবং আমার বস পদব্রজে যায় এবং বলে যে এখন তার কিছু প্রয়োজন, আমাকে যা করতে হবে তা বন্ধ করতে হবে এবং তিনি আমাকে যা বলেছিলেন তা করতে হবে, তারপরে আসার আগে আমি যা করছিলাম তার জন্য ট্র্যাকের দিকে ফিরে যেতে হবে আমাকে দেখতে.'

এটি একটি মূল বিষয় - এটি কেবলমাত্র দ্রুত কার্যগুলি স্যুইচ করার বিষয়ে নয়, আপনি একবার স্যুইচ করলেই এটি ট্র্যাকটিতে ফিরে আসতে সক্ষম হবে। সর্বোপরি, খুব সামান্যই একটি প্রশাসক এটি গুরুত্বপূর্ণ নয়।

8. সূক্ষ্ম সংস্থা

এটি কোনও মস্তিষ্কের মত মনে হতে পারে তবে এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যখন এক টন বিভিন্ন প্রকল্পে কাজ করছেন, তখন সংস্থার অভাবে ডুপ্লিকেটিংয়ের কাজটি নষ্ট করার আপনার কাছে সময় নেই। এছাড়াও, সংস্থাটি চাপ কমাতে সহায়তা করে এবং এটি 'ফাটল ধরে' আক্ষরিক এবং রূপকভাবে উভয় ক্ষেত্রেই গুরুত্বপূর্ণ কাজ বন্ধ করে দেয়।

আপনি কীভাবে সংগঠিত হবেন তা এলেই স্টিফানি মেরিট দাবি করেন যে এখানে একটিই নিয়ম রয়েছে - যা আপনার পক্ষে কাজ করে:

স্টেফানি-মেরিট“দু'জন লোক একই কাজ করে না। আমি অন্যটি শুরু করার আগে একটি প্রকল্প শেষ করতে চাই। তবে এটি সর্বদা সম্ভব হয় না, তাই আমি যে প্রকল্পটিতে কাজ করছি তা শেষ করতে আমাকে বলার জন্য আমাকে অনুস্মারক থাকতে হবে।

প্রত্যেকের নিজস্ব সাংগঠনিক দক্ষতা রয়েছে এবং তাদের জন্য কী সেরা কাজ করে তা জানেন। আমি একজন দর্শন ব্যক্তি। আমি ক্যালেন্ডারটি অনেক ব্যবহার করি। আমার মেঝেতে জিনিসও রয়েছে তাই আমি সবকিছু দিয়ে রাখতে পারি।

আমি যে মেয়েটির সাথে কাজ করি সে তার ডেস্কে স্ট্যাক ব্যবহার করে, তাই সে নিশ্চিত হতে পারে যে সে কী কাজ করছে তা শেষ হয়েছে।

আপনার পদ্ধতি যাই হোক না কেন, প্রতিষ্ঠান অবশ্যই একটি অবশ্যই প্রশাসনিক দক্ষতা।

(- আরও বেশি করে করা উচিত সহায়তা - সাহায্যকারীদের সাহায্যকারীদের জন্য তৈরি # 1 টি বিনামূল্যে সাপ্তাহিক নিউজলেটার।)

9. একটি 'ভৃত্যের হৃদয়' থাকা

প্রথম শব্দটি রবার্ট গ্রিনালিফ দ্বারা তৈরি করা হয়েছে, শব্দটি “ চাকর-নেতা ”দেরি হিসাবে পরিচালিত অভিধানে প্রবেশ করেছে। এটি নেতৃত্বের এমন একটি স্টাইলকে বোঝায় যা অন্যের মঙ্গলকে প্রথমে রাখে। অনুশীলনে, এর অর্থ ব্যক্তিগত এবং পেশাদার বিকাশের উপর ফোকাস করা এবং একজনের দলের সাফল্যকে সমর্থন করার জন্য একজনের প্রধান দায়িত্ব দেখা।

নেতৃত্বের ভূমিকাতে প্রশাসনের ভূমিকাতে 'পরিষেবা' সম্পর্কে এই ধারণাটি যেমন গুরুত্বপূর্ণ তেমন গুরুত্বপূর্ণ।

ভ্যালারি-গোমেজ'এই অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ. কোনও রকস্টারের নির্বাহী বা প্রশাসনিক সহকারী তাদের নেতাকে সেবা দিতে চান - কাজটি বড় হোক বা ছোট হোক। একজন শক্তিশালী প্রশাসক জানেন যে তাদের মনিবদের লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করে তারা তাদের নিজস্ব অর্জন করবে। '

-ভ্যালারি গোমেজ, এডিপিতে প্রশাসনিক সহকারী

গ্রেট অ্যাডমিনরা নিঃস্বার্থ, এবং জেনে রাখুন যে তারা দলের জন্য পিচ করতে আগ্রহী দলের সাফল্য এবং তাদের উভয়ই নিশ্চিত করতে সহায়তা করে।

10. সম্পদ

ইমপ্রুভ করার ক্ষমতা, আপনার পায়ে চিন্তা করার এবং উড়ানের সমাধান নিয়ে আসা একটি দক্ষতা যা কোনও অ্যাডমিন বেছে নিতে পারে। ভ্যালারি গোমেজ ব্যাখ্যা করেছেন কেন:

ভ্যালারি-গোমেজ“আমার পরিকল্পনা কতটুকু সাবধানী তা বিবেচনা না করেই এখনও এমন একটি ইভেন্টের সমন্বয় করতে হবে যা কোনও বাধা ছাড়াই চলে। আপনি ইতিমধ্যে বাজেটের জন্য হেডকাউন্টে শেষ মুহুর্তের পরিবর্তন আছে বা মনিটর ডিসপ্লেতে কোনও সিস্টেমের ত্রুটি আপনার বসের উপস্থাপনাটি লাইভ হওয়ার জন্য নির্ধারিত হওয়ার 5 মিনিটের আগেই রয়েছে Whether

আপনি অবশ্যই আপনার পায়ে ভাবতে সক্ষম হবেন - সমস্যা যাই হোক না কেন, রকস্টারের অ্যাডমিন সমাধান খুঁজে পাবে! '

এলিজাবেথ হোয়াইট-পিটারস সম্মত হন যে সম্পদশালীতা একটি মূল বৈশিষ্ট্য বলে,

এলিজাবেথ-সাদা-পিটার্স“আমি এএ'র কর্পোরেট ম্যাকগাইভার হিসাবে দেখছি (90 এর দশকের সেই শোটি মনে আছে?) যাদের হাতে কিছুটা হলেও হাত রয়েছে, সৃজনশীল সমস্যা সমাধান করতে সক্ষম, এবং এর মধ্যে কোনও ফাঁক রোধ করতে সঠিক প্রশ্নগুলি তাড়াতাড়ি জিজ্ঞাসা করতে সক্ষম প্রকল্প বা অপ্রত্যাশিত চ্যালেঞ্জ। '

11. গ্রিট

আমরা সবাই মারফি আইন সম্পর্কে পরিচিত - যা ভুল হতে পারে তা ভুল হয়ে যাবে।

ঠিক আছে, ব্যবসায়ের জগতটি অনাক্রম্য নয় - এটি অনেক দূরে। যে কোনও ব্যক্তি যে কোনও প্রকল্প পরিচালনা করেছেন তিনি জানেন যে চ্যালেঞ্জগুলি অনিবার্য।

অ্যাডমিন চরিত্রে একই। কিছু সময়ে, জিনিস পাশাপাশি চলে যাবে go সার্ভার ক্র্যাশ, ফোন সিস্টেম ডাউন, বিক্রেতাদের ফ্লাক, ফ্লাইট বাতিল, লোকজন ছাড়ছে people

এটি কেবলমাত্র সম্পদশালী হওয়ার কথা নয়। এটি যে কোনও পরিস্থিতিতে দাঁড়াতে যথেষ্ট শক্তিশালী হওয়া সম্পর্কে। একটি রকস্টার অ্যাডমিন চাপের মধ্যে নষ্ট হয়ে যায় না। সেরা ব্যক্তিরা অধ্যবসায়ী হয়, এই উপলক্ষে উঠে আসে এবং কাজটি সম্পন্ন করে। এটা সত্য কৌতুক।

অ্যাডমিনরা কীভাবে সত্যিকারের কৌতুক চাষ করতে পারে তা কখনও কখনও স্থিতিস্থাপকতা বলা হয়:

  • সহকর্মীদের সাথে সামাজিকীকরণ। সামাজিকীকরণ অক্সিটোসিন প্রকাশ করে, যা স্ট্রেসের সংবেদনশীলতা হ্রাস করে।
  • পরামর্শের জন্য জিজ্ঞাসা. কখনও কখনও, একটি ভিন্ন দৃষ্টিভঙ্গি আমাদের রুক্ষ সময়ের মধ্যে কাটাতে হবে।
  • মানসিকতার উপর ফোকাস। লোকেরা কেবলমাত্র লেন্সগুলিই নিয়ন্ত্রণ করতে পারে যার মাধ্যমে তারা বিশ্বকে দেখে তবে তারা দৃষ্টিভঙ্গির একটি সহজ পরিবর্তনের সাথে তাদের দৃষ্টিভঙ্গিগুলি নেতিবাচক থেকে ইতিবাচক পরিবর্তিত করতে পারে।

12. কার্যকর যোগাযোগ

অ্যাডমিনরা স্পর্শ করে না এমন কোনও ধরণের যোগাযোগ নেই। তারা যখন সমস্ত স্তরের কর্মচারীদের সাথে মুখোমুখি কথা বলবে তখন তাদের ফোনে সচেতন হতে হবে, ভাল ইমেলগুলি লিখতে হবে এবং প্রকল্পের আস্থা রাখতে হবে। প্রায়শই, তাদের সংস্থার প্রশস্ত যোগাযোগ লিখতে হবে বা এমনকি একসাথে রাখতে হবে চাক্ষুষ উপস্থাপনা তাদের বসের পক্ষ থেকে।

মিডিয়াম যাই হোক না কেন, তাদের যোগাযোগ পরিষ্কার হতে হবে , সরাসরি এবং সংক্ষিপ্ত। এক্সিকিউটিভগুলির সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করা অ্যাডমিনিদের ক্ষেত্রে এটি বিশেষভাবে সত্য। সিইও এবং অন্যান্য সিনিয়র নেতারা বিতরণ, র‌্যাম্বলিং বা অন্য কোনও ধরণের দৌড়ঝাঁপ চান না - তারা চায় কার্যকরী যোগাযোগ এটা ঠিক ঠিক।

এটি করার সর্বাধিক কার্যকর উপায় শিখলে দুর্দান্ত প্রশাসকদের থেকে দুর্দান্ত প্রশাসকদের আলাদা করতে সহায়তা করে।

ভার্চুয়াল সহকারী পরিষেবাদি এবং যোগাযোগের দক্ষতাগুলিকে তীক্ষ্ণ করতে চাইছেন এমন প্রশাসকরা বন্ধুকে পর্যালোচনা করে যেতে সহায়তা করতে পারে। এই ব্যক্তি সরবরাহ করতে প্রস্তুত নৈমিত্তিক মুখোমুখি স্ক্রিপ্ট, ইমেল এবং অন্য যে কোনও কিছুতে প্রতিক্রিয়া। তারা গভীরতার সাথে পর্যালোচনা করছে না; এগুলি কেবল এমন অঞ্চলগুলিকে চিহ্নিত করা হয়েছে যেগুলি বোঝায় না।

এমনকি কয়েকটি পর্যালোচনা রাউন্ডের পরেও, প্রশাসকরা তাদের যোগাযোগগুলিতে স্পষ্টতা বৃদ্ধির জন্য বিভিন্ন পথ দেখতে পাবেন।

13. টেক উদ্ধার

অ্যাডমিনস এবং প্রযুক্তির সাজানোর ধরণগুলি আজকাল হাতে হাতে রয়েছে। এটি কেবল ইমেল নয় - অ্যাডমিনগুলি বিস্তৃত সমন্বিত অ্যাপ্লিকেশন এবং প্ল্যাটফর্মগুলিতে দক্ষ হতে হবে বলে আশা করা হচ্ছে।

আমরা স্ল্যাক, ক্যালেন্ডারিং সিস্টেমের মতো যোগাযোগ অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে কথা বলছি ক্যালেন্ডালি , বিলিং সিস্টেম, ভ্রমণ রিজার্ভেশন প্ল্যাটফর্ম, এইচআর সিস্টেমগুলি পছন্দ করে ট্রাইনেট , বা কর্মচারী প্রবৃত্তি সফ্টওয়্যার কোয়ান্টাম কর্মক্ষেত্র , 15 ফাইভ বা TINYpulse । (কোয়ান্টাম কর্মক্ষেত্রের জন্য দুর্দান্ত উপায় পড়ুন কর্মচারী প্রবৃত্তি সফ্টওয়্যার ক্রয় ।)

এটি অনেক প্রযুক্তিগত।

যখন জিনিসগুলি ভুল হয়ে যায়, আপনি সর্বদা আইটি কর্মীদের উপর নির্ভর করতে পারবেন না। আসলে, ছোট সংস্থাগুলিতে, অ্যাডমিনটি আসলে ডিফাক্টো টেক লোক বা গাল হতে পারে। আপনি যদি ক্র্যাশ হওয়া কম্পিউটারটি পুনরায় বুট করতে পারেন তবে টেক্সট এ সমালোচনামূলক চিন্তাভাবনা পরীক্ষা , ওয়ার্ডপ্রেসে একটি ব্লগ পোস্ট প্রকাশ করুন বা এমনকি ইন্টারনেট পুনরায় চালু করুন, আপনি অ্যাডমিন গেমটিতে একটি পা রেখেছেন।

তাহলে অ্যাডমিনরা কীভাবে তাদের প্রযুক্তিগত বিকাশকে পোলিশ করতে পারে? তারা ঘন ঘন ব্যবহৃত টেকের একটি তালিকা তৈরি করে এবং কোন সরঞ্জামগুলির সাথে তারা স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করছে তা সনাক্ত করে শুরু করতে পারে। এর পরে, অনুশীলন নিখুঁত করে তোলে। আমরা বিভিন্ন প্রযুক্তি নিয়ে পরীক্ষা করতে, সিস্টেমগুলি জানতে, এবং সরঞ্জামগুলি ব্রাউজ করার জন্য প্রতিদিন এক ঘন্টা বন্ধ করার পরামর্শ দিই সহায়তা এবং সম্প্রদায় পৃষ্ঠা। এই পৃষ্ঠাগুলির বেশিরভাগ সংস্থার ধনসম্পদ রয়েছে বেশিরভাগ লোকেরা এমনকি কখনও অনুসন্ধানও করেন না; কিছু পৃষ্ঠাগুলিতে এমনকি 24/7 চ্যাট ইন্টারফেস বা প্রযুক্তিগত বিশেষজ্ঞদের দ্বারা চালিত ফোন লাইন রয়েছে যা কোনও প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে। পরবর্তী বড় প্রযুক্তিগত অসুবিধা দেখা দিলে, দ্রুত সহায়তা পেতে কোথায় যেতে হবে তা জানার মতো বড় সমাধানটি এতটা সহজ হতে পারে।

14. বড় ছবি চিন্তাভাবনা

বিশ্বস্ত প্রশাসনগুলি প্রায়শই সিনিয়র নেতৃত্বের বাস্তব পরামর্শদাতা are তারা নতুন আইডিয়াগুলির জন্য শব্দকারী বোর্ড হিসাবে পরিবেশন করতে পারে, নতুন প্রক্রিয়াগুলির পরামর্শ দিতে পারে, বা এমনকি নিয়োগের সিদ্ধান্ত নেওয়ার বিষয়েও বিবেচনা করতে পারে।

সেরা প্রশাসকরা কোনও কোম্পানির ব্যবসায় এবং এর সংস্কৃতি বোঝার ভিত্তিতে সুপারিশ করে মূল্যবান অন্তর্দৃষ্টি সরবরাহ করে। বৃহত্তর সামগ্রিক প্রসঙ্গে কীভাবে জিনিসগুলি সম্পর্কে চিন্তা করা যায় তা জানা গুরুত্বপূর্ণ।

বড় চিত্রের চিন্তা ভাবনা বিশ্বের স্বপ্নদর্শীদের কাছে সবচেয়ে ভাল বাম বলে মনে হতে পারে তবে সত্যই, প্রত্যেকেই সামনে চিন্তা করার দক্ষতা গড়ে তুলতে পারে। ড্রাইভিং বিবেচনা করুন। ভাল ডিফেন্সিভ ড্রাইভিংয়ের মধ্যে রাস্তা আপনাকে কোথায় নিয়ে যাচ্ছে তা দেখার জন্য স্ক্যান করা জড়িত। এই একই কৌশলটি সংস্থা লক্ষ্যগুলির মতো বিমূর্ত ধারণাগুলিতে প্রযোজ্য। আপনি আজ যে পদক্ষেপ গ্রহণ করছেন সেগুলি দিয়ে আপনি আপনার সংস্থার পক্ষে কোন রাস্তা তৈরি করছেন? আপনি কোন বাধা মোকাবেলার আশা করছেন? একবার আপনি এই জিনিসগুলি কল্পনা করতে পারবেন, আপনি তাদের জন্য প্রস্তুত করতে পারেন।

15. বিশদ মনোযোগ

বড় ছবি যদি চিন্তাভাবনা করে তবে ফ্লপসাইডটিও সত্য। অ্যাডমিন কাজের ক্ষেত্রে বিশদগুলি গুরুত্বপূর্ণ, এবং তাদের জন্য তীক্ষ্ণ নজর রাখা অপরিহার্য।

এটি সম্পর্কে ভাবুন - একটি অ্যাডমিন যা অনেক কিছু করেন তা তুলনামূলকভাবে উচ্চতর অংশীদার। আপনি যদি উড়োজাহাজটিতে এই নির্বাহী না হন, তবে সে আপনার পরবর্তী কোম্পানির যে তহবিল আলোকসজ্জার জন্য চালানো দরকার তা পরবর্তী পর্যায়ে তহবিল বন্ধ করতে পারবে না।

যদি আপনি সময়মতো এবং সঠিক পরিমাণে একটি চতুর বিক্রেতাকে অর্থ প্রদান না করেন, তবে তারা ঘুরে দাঁড়াতে পারে এবং আপনার সংস্থার বিরুদ্ধে মামলা করতে পারে। বা সর্বোপরি সবচেয়ে খারাপ… আপনার পক্ষ থেকে একটি ভুল ভুল আপনার বসকে খারাপ দেখাতে পারে।

কোয়ালিটি নিয়ন্ত্রণ যখন বিশদ আসে তখন যে কোনও প্রশাসকের জন্য বড় সম্পদ।

16. অগ্রাধিকার

অগ্রাধিকারের শিল্পের মাধ্যমে, প্রশাসকরা একটি করণীয় তালিকাকে অমূল্য অর্জনের তালিকায় রূপান্তর করতে পারে। 'মিশন-ক্রিটিকাল টাস্ক' এবং 'যে কাজগুলি অপেক্ষা করতে পারে' এর মধ্যে পার্থক্য করার ক্ষমতা অনবদ্য রায়, নেতৃত্বের দক্ষতা এবং সংস্থার মানগুলির সাথে একটি প্রান্তিককরণ প্রদর্শন করে। সর্বোপরি, অগ্রাধিকারটি দক্ষতার পরিচয় দেয়, এমন নেতাদের কাছ থেকে অনুপ্রেরণা জাগায় যাঁরা শিহরিত হয় তাদের কোনও হাত ধরে রাখতে হবে না।

অগ্রাধিকারটি কোনও টাস্ক তালিকার মুখোমুখি হয়ে শান্ত থাকার কী হতে পারে যা দ্বিতীয় দ্বারা গুণিত হয়। এই পরিস্থিতিতে মনোযোগের অভাব আতঙ্কের দিকে নিয়ে যায় এবং আতঙ্কে উত্পাদনশীলতা হ্রাস পায়। কয়েকটি সমালোচনামূলক কাজে ডাইভিং করা এবং তুচ্ছ কাজগুলি টেবিল করা অগ্রাধিকারের কর্মপ্রবাহকে চলমান রাখে এবং সমস্ত কিছু করার চেষ্টা করার চাপ হ্রাস করে।

বিভিন্ন কার্যভারের পিছনে প্রসঙ্গটি শোষিত করতে এবং তাদের গুরুত্বকে আরও ভালভাবে বিচার করতে প্রশাসনিকরা সভা এবং নৈমিত্তিক আড্ডার সময় মনোযোগ সহকারে শুনার মাধ্যমে অগ্রাধিকার দক্ষতা বৃদ্ধি করতে পারে। আমরা করণীয় তালিকার মধ্যে দিয়ে গিয়ে জিজ্ঞাসা করার পরামর্শ দিচ্ছি, 'এটি কী প্রভাব ফেলবে?' সত্যিকারের অগ্রাধিকারগুলি শীঘ্রই উদ্ভূত হবে।

(- আরও বেশি করে করা উচিত সহায়তা - সাহায্যকারীদের সাহায্যকারীদের জন্য তৈরি # 1 টি বিনামূল্যে সাপ্তাহিক নিউজলেটার।)

আমরা আশা করি আপনি কীভাবে প্রশাসনিক সহকারী দক্ষতা বিকাশ করবেন তা শিখুন যা আপনাকে পরবর্তী স্তরে নিয়ে যাবে! তাহলে কি বলো? আপনি কি নিজেকে কিংবদন্তী অ্যাডমিন হিসাবে বিবেচনা করেন? আপনার প্রিয় প্রশাসনিক সহকারী টিপস এবং কৌশল কোনটি? লজ্জা পাবেন না, নীচের মন্তব্যে আমাদের জানান know