অফিস ফাইলিং সিস্টেম সংগঠিত করার জন্য 2021 সুনির্দিষ্ট গাইড

নতুন দশকে হ্যালো বলুন এবং পুরানো এবং পুরানো অফিস ফাইলিং সিস্টেমগুলির বিভ্রান্তিকে বিদায় জানান। যেহেতু কাগজের ফাইলগুলি সংগঠিত করার এবং কাজের ক্ষেত্রে নতুন ফাইলিং প্রযুক্তি সংযুক্ত করার সর্বোত্তম উপায় সন্ধান করা সহজ হয়ে গেছে, এখন এটি সংগঠিত হওয়ার উপযুক্ত সময়!

অফিস ফাইলিং সিস্টেম অন্তর্ভুক্ত করার চেষ্টা করে আমরা যে কোনও আকারের ব্যবসায়ের জন্য বেশ কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ রেখেছি। কম্পিউটার ফাইল ম্যানেজমেন্ট থেকে শুরু করে অফিসে সহজে কাজ করতে অফিস অফিসে যেতে স্বাগতম।



অফিস-ফাইলিং-সিস্টেমকে কীভাবে সংগঠিত করুন

অফিস ফাইলিং সিস্টেম শুরু করার, সংগঠিত করার বা পরিষ্কার করার সম্ভাবনাটি আমাদের মধ্যে এমনকি ব্রেভেটকে অন্যান্য, আরও গুরুত্বপূর্ণ, 'টু ডস' এর তালিকার আড়ালে রাখার ক্ষমতা রাখে। আপনাকে আর গোপন করতে হবে না! এই ক্ষেত্র-পরীক্ষিত টিপস আপনাকে আপনার অফিস ফাইলিং সিস্টেমটিকে সুনির্দিষ্ট কার্যক্রমে পেতে - এবং রাখতে help সহায়তা করবে।

এই টিপসগুলির অনেকগুলি সরাসরি আমাদের অফিস ম্যানেজারগুলির ফেসবুক গ্রুপ থেকে এসেছে! আমাদের সম্প্রদায়ের কী জ্ঞানের নাগেটস অফার করেছে এবং কথোপকথনে ঝাঁপিয়ে পড়ুন তা দেখুন। এখানে গ্রুপে যোগ দিন।



অফিস ফাইলিংয়ের টিপস দ্রুত অনুসন্ধান:

রঙের কোড

লোকেরা অফিসের কাগজপত্রের পর থেকে রঙিন কোডিং করে চলেছে — এবং এটির ব্যবস্থাপনার জন্য অফিস ফাইলিং সিস্টেমগুলি কয়েক দশক আগে জীবনের সত্য হয়ে উঠেছে। রঙিন কোডিংয়ের চেষ্টা করা এবং সত্য কৌশলটি কখনই ব্যর্থ হয় না এবং এটি আপনার কাছে একটি জটিল ফাইলিং সিস্টেম সত্ত্বেও তুলনামূলকভাবে দ্রুত এবং সহজেই টানতে সহজ। রঙিন কোডিং আপনাকে ফাইলগুলি বুদ্ধিমান বিভাগগুলিতে বাছাই করতে, দ্রুত ফাইলগুলি সন্ধান করতে এবং ফাইলিংয়ের প্রক্রিয়াতে কিছু মজা যুক্ত করার জন্য অনুপ্রাণিত করবে।

এই সাংগঠনিক কৌশলটি হ'ল কাগজের স্তূপগুলিকে সুশৃঙ্খল প্যাকেজগুলিতে পরিণত করার উপযুক্ত উপায় যা সর্বোত্তম সম্ভাব্য উপায়ে অনুমানযোগ্য। সর্বোপরি, রঙিন কোডিং উভয় শারীরিক এবং ডিজিটাল ফাইলগুলিতে কাজ করে এবং যদি আপনার উভয় প্রকারের ফাইলের ব্যবস্থা করতে হয় তবে আপনি সহজেই প্রতিটিটির জন্য একই রঙের কোডিং সিস্টেমটি ব্যবহার করতে পারেন।



কিভাবে:

  • আপনার কয়েকটি ফাইল সাংগঠনিক বিভাগগুলিতে সংগঠিত এবং প্রতিষ্ঠিত করতে প্রয়োজনীয় সমস্ত ফাইল একবার দেখুন। (সত্যই নিদর্শনগুলি সনাক্ত করতে এবং আপনার বিভাগগুলি রূপরেখার জন্য এটি কয়েকটি পাস নিতে পারে))
  • প্রতিটি বিভাগকে একটি রঙ বরাদ্দ করুন। (কিছু বিভাগের মধ্যে আর্থিক, মানবসম্পদ, চুক্তি এবং সুবিধা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে))

আপনার দল এবং নির্বাহীদের সাথে বিভাগগুলি পর্যালোচনা করুন। আপনার চয়ন করা বিভাগগুলি যদি কেউ না বোঝে তবে রঙের সমন্বয় কাজ করবে না।

  • রঙ কোডিংয়ের জন্য উপকরণ সংগ্রহ করুন। (এগুলি কোনও বইয়ের শেল্ফে রাখার জন্য রঙিন ফোল্ডারগুলি হতে পারে বা ক্যাবিনেটের ড্রয়ারগুলি ফাইল করার জন্য রঙিন ওয়াসি টেপের টুকরোগুলি হতে পারে))
    • Swag.com রঙিন কোডিংয়ের জন্য উপযুক্ত এমন উজ্জ্বল রঙগুলিতে প্রচুর সংস্থাগুলি পণ্য সরবরাহ করে।এই পছন্দগুলিতে অন্যান্য বিকল্পগুলির একটি লেগ আপ রয়েছে কারণ আপনি এগুলি আপনার সংস্থার লোগো বা অন্যান্য ডিজাইন দিয়ে মুদ্রণ করতে পারেন।
    • এই কাস্টমাইজযোগ্য অফিস সংস্থা গুডিজ দেখুন:

পপ-ডেস্ক-ট্রে-স্নাকনেশন-লোগো

  • রঙ কোডিং করুন! আপনার ফাইলগুলি রঙ-কোডেড বিভাগগুলিতে বাছাই করুন এবং আপনার ঝরানো প্রতিটি ফাইলের সাথে সাংগঠনিক জেন জেন অনুভব করুন (বা টানুন এবং ছাড়ুন) একটি ঝরঝরে, রঙিন কোডিং পাত্রে।
  • নিজের উপর রঙিন কোডিংয়ের প্রক্রিয়াটি আরও সহজ করার জন্য একটি দ্রুত-রেফারেন্সের নিয়ম শিট তৈরি করুন (আপনি যেমন নতুন ফাইল যুক্ত করেন) এবং অন্য যে কেউ আপনাকে ভবিষ্যতে অফিস ফাইলিং ব্যবস্থা সংগঠিত করতে সহায়তা করবে।

রঙ-কোডেড-ফাইলিং-সিস্টেম

এটি কেন কাজ করে:

রঙ কোডিং 'চুনকিং' নামে পরিচিত শেখার প্রক্রিয়ার সাথে সমান ইয়ার্নিং কোচ দ্বারা সংজ্ঞায়িত হিসাবে “… তথ্যকে কাটা আকারের টুকরো টুকরো করার কৌশল যাতে মস্তিষ্ক আরও সহজেই নতুন তথ্য হজম করতে পারে।”

আপনি যখন কাগজের একটি পর্বতকে কোড করেন, আপনি তথ্যের একটি বিস্তৃত পরিমাণকে কিছু অংশে পরিণত করেন যা আপনাকে এবং আপনার মস্তিষ্ককে যখন সুনির্দিষ্ট কিছু সন্ধানের প্রয়োজন হয় তখন সহজেই তা বাছাই করতে পারে। যদি আপনাকে কাগজের গাদাতে কোনও চালানের সন্ধান করতে হয়, তবে আপনি অভিভূত হয়ে হাল ছেড়ে দিতে পারেন, তবে আপনার যদি নতুন রঙের কোডেড সিস্টেমে কোনও চালানের সন্ধান করতে হয় তবে আপনি সবুজ পতাকাটি সন্ধান করতে পারবেন 'আর্থিক কাগজপত্র' বোঝায়।

ডিজিটাইজ করা

আপনি যখন ফাইলগুলি ডিজিটালাইজ করেন, আপনি মূলত একটি কাগজবিহীন ফাইলিং সিস্টেম তৈরি করেন। প্রতিটি কাগজ ফাইল ডিজিটাল ফর্ম্যাটে রূপান্তরিত হওয়ার পরে অনেক লোক পেপার ফাইলিং সিস্টেমে ডিজিটাল ফাইলিং সিস্টেমটি সংগঠিত করা অনেক সহজ মনে করেন। আপনি যদি নিজের ফাইলগুলি ডিজিটালাইজড করতে চান তবে আপনার পুরানো ফাইলগুলি স্ক্যান করে রূপান্তর করে শুরু করতে হবে, এমন একটি প্রক্রিয়া যা সময় এবং শ্রমনির্ভর হতে পারে।

কিভাবে:

আমাদের থেকে ফ্রান্সিসকো জন্য বিশেষ ধন্যবাদ ফেসবুক গ্রুপ এই পয়েন্টারগুলি রূপরেখার জন্য!

  • কীভাবে ফাইলগুলি ডিজিটালভাবে সংগঠিত করবেন সিদ্ধান্ত নিন। আপনি একটি ব্যবহার করবেন? আউট অফ দ্য বক্স সফ্টওয়্যার সমাধান , আপনার নিজস্ব আইটি (তথ্য প্রযুক্তি) গোষ্ঠী বা একটি নিখরচায় ক্লাউড প্ল্যাটফর্ম দ্বারা পরিচালিত একটি নেটওয়ার্ক ড্রাইভ গুগল ড্রাইভ ?
  • একটি নির্ভরযোগ্য এবং দক্ষ স্ক্যানিং মেশিন ব্যবহার করুন। (ফ্রান্সিসকো ব্যবহৃত একটি রিচো দস্তাবেজগুলি স্ক্যান করার ক্ষমতা এবং মেশিনটি নেটওয়ার্কে পূর্ব-নির্ধারিত ফোল্ডারে প্রেরণ করতে পারে))

ফ্রান্সিসকোও সুপারিশ করে:

“আপনার ডকুমেন্টগুলির জন্য আপনার কাছে ক্লাউড স্টোরেজ ব্যাকআপ স্পেস রয়েছে কিনা তা নির্ধারণ করুন। এটি বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ যদি আপনি এমন নথিগুলি পরিচালনা করেন যেগুলি যদি হারিয়ে যায় তবে গ্রাহক, ক্লায়েন্ট বা অন্যান্য ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপের জন্য একটি বিশাল ক্ষতির কারণ হতে পারে। '

  • আপনার সিস্টেমে ফাইল সংযোজন এবং সংগঠিত করা উভয়টিতে কাদের অ্যাক্সেস থাকবে তা নির্ধারণ করুন।
  • স্ক্যান করা ফাইলগুলির জন্য একটি প্রমিত নামকরণ কনভেনশন বিকাশ করুন। এটি আপনার কাগজবিহীন সিস্টেমে ফাইলগুলি সন্ধান এবং অনুসন্ধান করা সহজ করে দেবে।
  • ফ্রান্সিসকো ফাইলের নামগুলিতে তারিখগুলি (বা কমপক্ষে বছর) যুক্ত করার পরামর্শ দেয়, তাই কখন মুছে ফেলা বা সংরক্ষণাগারভুক্ত করা জেনে রাখা সহজ হবে। পেন লাইব্রেরিগুলির একটি দুর্দান্ত তালিকা রয়েছে ফাইল নামকরণ সেরা অভ্যাস আপনাকে শুরু করতে
  • আপনার ভবিষ্যতের ডিজিটাল ফাইলিং সিস্টেমের একটি মানচিত্র তৈরি করুন। এই মকআপটিকে যথাসম্ভব নির্ভুল করে তুলুন যাতে আপনি আপনার সংগঠিত স্কিমটিতে যে কোনও সমস্যা অনুমান করতে সক্ষম হবেন। আপনি যখন পথে যে কোনও পরিবর্তন অন্তর্ভুক্ত করতে প্রকল্পটি শেষ করেছেন তখন মানচিত্রটি আপডেট করুন। আপনার কাজ শেষ হয়ে গেলে, এই মানচিত্রটি আপনাকে নতুন সিস্টেমটি জানার সাথে সাথে জিনিসগুলি সহজেই সন্ধান করতে সহায়তা করবে।
  • আপনার দস্তাবেজগুলি স্ক্যান করুন:
    • সিস্টেমে ইতিমধ্যে স্ক্যান করা ফিজিকাল ফাইলগুলি চিহ্নিত করতে একটি স্ট্যাম্প বা স্টিকার ব্যবহার করুন।
    • আপনার ডিজিটাল ফাইল সিস্টেম যদি অনুমতি দেয় তবে ফাইলগুলি সন্ধান করা আরও সহজ করতে প্রতিটি নথিতে কীওয়ার্ড যুক্ত করুন।
    • ভুল এড়াতে আপনার সময় নিন। এমনকি একটি সাধারণ ত্রুটিও একদিন আপনার প্রয়োজনীয় ফাইল খুঁজে পাওয়া অসম্ভব করে দিতে পারে। আপনার নতুন সিস্টেমে ডকুমেন্টগুলি স্ক্যান করা একটি সময় সাপেক্ষ প্রক্রিয়া, তবে মনে রাখবেন: শেষ পর্যন্ত আপনি হয়ে যাবেন!

ডিজিটালাইজিং-ফাইলিং-সিস্টেম

এটি কেন কাজ করে:

ডিজিটাল ফাইলিং সিস্টেমগুলি আপনার অফিস ফাইলিং সিস্টেমের 'ফাইলগুলি অনুসন্ধান করা' দিকটি স্বয়ংক্রিয় করে দেয়। কাগজপত্র এবং মাথাব্যথার ঝুঁকির সময় ফোল্ডার এবং স্ট্যাকের মধ্য দিয়ে উল্টানোর পরিবর্তে একটি ডিজিটাল সিস্টেম আপনাকে কয়েকটি কীওয়ার্ড অনুসন্ধান করতে বা ফাইলগুলিকে বর্ণমালার তালিকায় বাছাই করতে দেয় এবং সহজেই আপনি যা চান তা সন্ধান করতে পারবেন।

ডিজিটাল সিস্টেমগুলি নতুন ফাইল যুক্ত করা এবং এমনকি দল জুড়ে ফাইলিংয়ের দায়িত্বগুলি ভাগ করাও সহজ করে তোলে। সেটআপটির জন্য প্রচুর পরিশ্রম প্রয়োজন, তবে পরে আপনি যে সময় ও চাপ বাঁচাবেন এটি বেশ মূল্যবান।

একটি মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ সেট করুন

এটি প্রতারণার মতো মনে হতে পারে তবে অফিস ফাইলিং সিস্টেমটি সংগঠিত করার অন্যতম সেরা উপায় হ'ল আপনার সংগঠিত করা ফাইলগুলি হ্রাস করা। বিষয়বস্তু দ্বারা ফাইলগুলি আগাছা করা জটিল হয়ে উঠতে পারে কারণ কোন ফাইলগুলি সংরক্ষণ করা দরকার এবং কোন ফাইলটি টস করা যেতে পারে তা নির্ধারণ করা শক্ত, তবে বয়স অনুসারে ফাইলগুলি বাতিল করা আপনি কী টস করতে পারবেন তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার একটি নিরাপদ, মানসম্পন্ন উপায় উপস্থাপন করে।

কাজ করতে ব্যায়াম

কিভাবে:

  • আপনার ফাইলগুলির জন্য একটি 'ছুঁড়ে ফেলা' বয়স প্রতিষ্ঠা করুন - 1 বছর, 5 বছর, 10 বছর ... আপনি যে ফাইলগুলি রাখেন এবং যে ধরণের ব্যবসা আপনি পরিচালনা করেন তার জন্য যা উপযুক্ত মনে হয়।
    • যদি আপনি আশঙ্কা করেন যে আপনার আবারও ফাইলগুলির প্রয়োজন হতে পারে তবে কেবল এগুলি একটি 'সংরক্ষণাগার' বাক্সে বা বছরের মাধ্যমে সংগঠিত ফোল্ডারে সরান। (এটি অন্তত পুরানো ডকুমেন্টগুলির সাথে বিশৃঙ্খলা সৃষ্টি হতে আপনার মূল ফাইল সিস্টেমকে রাখে))
  • আপনার ফাইল ক্যালেন্ডারে একটি পুনরাবৃত্তি সভা তৈরি করুন ibly সম্ভবত নতুন বছরের প্রথম সপ্তাহ back একটি বিশাল ফাইল শুদ্ধি করতে।

এটি কেন কাজ করে:

পুরানো ফাইলগুলি বাতিল করা আপনার সিস্টেমকে পরিষ্কার, সংগঠিত এবং প্রাসঙ্গিক রাখে। এটি সিস্টেমকে কার্যক্ষমতায় রাখার সময় সাশ্রয় দেয় এবং এড়াতে আপনাকে সহায়তা করে নাশক ফাইলগুলি সংগঠিত করার সময় আর কারও প্রয়োজন হবে না।

ভাগ এবং বিজয়

দলবদ্ধ-ফাইলিং-সিস্টেম

আপনার যে ফাইলগুলি সংগঠিত করতে হবে তা যদি কেবল নির্দিষ্ট বিভাগগুলির সাথে প্রাসঙ্গিক হয় তবে those দলের প্রত্যেকের মধ্যে একজনকে আপনার ফাইলগুলি পরিচালনা করতে বলুন যখন আপনি একটি অতিরিক্ত ফাইল পরিচালনা কাঠামো তৈরি করেন।

কিভাবে:

  • বিভাগ বা ফাইন্যান্স বা মানবসম্পদের মতো অতিরিক্ত বিষয়গুলির উপর ভিত্তি করে গ্রুপ ফাইলগুলি ব্যবহার না করে বিভাগের ভিত্তিতে একটি সংস্থা কাঠামো তৈরি করুন।
  • ফাইলগুলি সেই অনুযায়ী ভাগ করুন।
  • প্রতিটি বিভাগের একটি বিষয় বিশেষজ্ঞের কাছে ফাইলগুলি নিয়ে যান, আপনার পরিচিত কারও কাছে আশ্চর্যজনক সাংগঠনিক দক্ষতা রয়েছে। এই স্বেচ্ছাসেবককে যুক্তিযুক্তভাবে ফাইলগুলি সংগঠিত করতে এবং আপনার উল্লেখের জন্য একটি কী তৈরি করতে বলুন।
  • সংগঠিত বিভাগীয় ফাইলগুলি সংগ্রহ করুন এবং এগুলি আপনার ওভারারচিং সিস্টেমে যুক্ত করুন।

এটি কেন কাজ করে:

সংগঠন প্রক্রিয়াটির অংশ নিতে ফাইলগুলি understand এবং অ্যাক্সেসের প্রয়োজন need এমন লোকদের জিজ্ঞাসা করে আপনি নিশ্চিত হন যে আপনার সিস্টেমটি কাজ করবে।

দেয়ালগুলিতে ফাইলগুলি সংগঠিত করুন

ফাইলিং মন্ত্রিপরিষদ বা শেল্ফ ব্যবহারের পরিবর্তে আপনার দেওয়ালে সরাসরি ফাইল হোল্ডারগুলি মাউন্ট করুন।

কিভাবে:

  • আপনার সাংগঠনিক বিভাগগুলি প্রতিষ্ঠা করুন এবং প্রতি শ্রেণীর অধীনে কী ধরণের দলিল অন্তর্ভুক্ত হবে তা নির্ধারণ করুন।
  • আপনার অফিসের একটি সাধারণ অঞ্চলে প্রশস্ত প্রাচীরধারীদের মাউন্ট করুন। (অফিস-ডিজাইনের উদ্যোগ হিসাবে এই প্রচেষ্টা দ্বিগুণ করার জন্য আপনার কোম্পানির ব্র্যান্ডের সাথে উপযুক্ত এমন আকর্ষণীয় ধারক পান)) প্রতিটি ধারককে প্রধান বিভাগ অনুসারে লেবেল করুন এবং তারপরে প্রত্যেকটিতে কী ধরণের ফাইল হওয়া উচিত তা নির্দিষ্ট করুন। আপনি কীভাবে কয়েক সেকেন্ড বা তারও কম সময়ে ব্যস্ত কর্মীদের বুঝতে সহজ লেবেলটি বানাতে পারেন তা বিবেচনা করুন।

এখানে কোন ফাইল যায়?

  • চালান
  • প্রাপ্তি
  • পরিশোধের অনুরোধগুলি
    • আপনার প্রক্রিয়াটি ব্যাখ্যা করতে সংস্থার প্রত্যেককে ইমেল করুন। আপনার কাছে ফাইল আনার পরিবর্তে লোকেরা এগুলি হোল্ডারগুলিতে সরাসরি যুক্ত করতে পারে।
  • প্রয়োজনে সপ্তাহে একবার ফাইল পরিষ্কার করুন।

দেয়াল-এ-ফাইলিং-সিস্টেম

এটি কেন কাজ করে:

অফিস ফাইলগুলি সম্মিলিত সংস্থান, সুতরাং এটি বোঝায় যে এগুলি সংগঠিত করা একটি সম্মিলিত দায়িত্ব হওয়া উচিত। অফিস ফাইলিং সিস্টেমকে পুরোপুরি সুসংহত অবস্থায় রাখার জন্য আপনার উচ্চাভিলাষী পরিকল্পনা থাকতে পারে, এবং কখন, আপনি ব্যস্ত হয়ে পড়লে সবকিছু বিচ্ছিন্ন হয়ে যেতে পারে। এই সিস্টেমটি নিশ্চিত করে যে ফাইলগুলিকে একটি বেহাল দাগে ilingালাইয়ের পরিবর্তে বিভাগ অনুসারে সংগঠিত রাখা হবে।

বড়দের জন্য ভার্চুয়াল জন্মদিনের পার্টি আইডিয়া

গুরুত্ব দ্বারা সংগঠিত

যে কেউ ফাইলের মাধ্যমে অনুসন্ধান করেছেন সে আপনার প্রয়োজন নেই এমন 100 টি জিনিস অনুসন্ধানের পরিবর্তে আপনার যা প্রয়োজন তা ঠিক অনুসন্ধান করার জ্বলন্ত ইচ্ছা বুঝতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, প্রত্যেকের জন্য ডকুমেন্ট পুনরুদ্ধারকে আরও উপভোগ্য করার জন্য আপনার অফিসের ফাইলগুলিকে গুরুত্বের সাথে সংগঠিত করার চেষ্টা করুন।

কিভাবে:

  • কর্মচারীদের জরিপ করুন এবং সারা বছর জুড়ে তাদের কোন অফিস ফাইলগুলি খুঁজে পেতে বা অ্যাক্সেস করতে হবে তা জিজ্ঞাসা করুন। (এই সমীক্ষাকে বাধ্যতামূলক করুন এবং প্রয়োজনে প্রয়োগের জন্য পরিচালনার সহায়তা তালিকাভুক্ত করুন))

অ্যাক্সেসের চাহিদা অনুসারে প্রতিক্রিয়া এবং গ্রুপ ফাইলের ধরণের মাধ্যমে স্কয়ার করুন। (শীর্ষস্থানীয়টি আপনার জরিপ অনুযায়ী পাঁচটি সর্বাধিক অ্যাক্সেসযুক্ত ফাইল ধরণের হবে))

  • এই বিভাগ অনুযায়ী আপনার সিস্টেম ডিজিটাল বা শারীরিকভাবে সংগঠিত করুন। সাবফিলগুলি পাশাপাশি শ্রেণিবদ্ধকরণ এবং লেবেল করতে ভুলবেন না। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার শীর্ষ স্তরের ফাইলগুলি, 'ক্রুশিয়াল ফাইলগুলি' লেবেল করতে পারেন এবং 'প্রাপ্তি,' 'চুক্তি,' এবং 'জরিপের ফলাফলগুলির জন্য' আলাদা লেবেল অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।

এটি কেন কাজ করে:

প্রত্যেকে এমন একটি ফাইল সিস্টেম চায় যা তারা যা খুঁজছে ঠিক তা অনুমান করে। আপনার সংখ্যাটি 'সংখ্যাগরিষ্ঠ নিয়ম' এর উপর ভিত্তি করে সংগঠিত করে আপনার কাছে এমন একটি ফাইল সিস্টেম তৈরি করার সর্বোত্তম সম্ভাবনা রয়েছে যা আসলে মানুষের প্রয়োজন অনুযায়ী সরবরাহ করে।

নিয়মিত ভিত্তিতে সংগঠিত করার পরিকল্পনা করুন

এমনকি সেরা অফিস ফাইলিং সিস্টেম নিজে থেকে সংগঠিত হবে না। এটি মাথায় রাখা এবং সাপ্তাহিক ভিত্তিতে ব্যবস্থাটি সংগঠিত রেখে কিছুটা কাজ করার পরিকল্পনা করা ভাল। পুনরাবৃত্তির ভিত্তিতে সামান্য প্রচেষ্টা অবদানের ফলে একসাথে অব্যবস্থাপনাযুক্ত ফাইলগুলি একসাথে মুছে ফেলার চেষ্টা করার চেয়ে অনেক কম অভিভূত হবে।

কিভাবে:

একটি পুনরাবৃত্ত ক্যালেন্ডার অনুস্মারক সেট আপ করুন এবং এই কার্যটিকে পবিত্র রাখতে মনে রাখবেন। নিজেকে জবাবদিহি করতে এবং সাপ্তাহিক ইভেন্ট মজাদার করার জন্য কিছু সহকর্মীর সহায়তার তালিকা দিন। (আপনার সাংগঠনিক প্রেরণা বাড়ানোর জন্য আপনি কোনও পুরস্কারও স্থাপন করতে পারেন))

ফাইল-দৈনিক আয়োজন

এটি কেন কাজ করে:

বছরে একবার স্ক্র্যাচ থেকে কোনও সিস্টেম সংগঠিত করার চেয়ে কোনও সিস্টেমকে সুসংগঠিত রাখা আরও বাস্তবসম্মত এবং পরিচালনাযোগ্য।

চলমান কাজ সম্পূর্ণ করা কাজ থেকে আলাদা করুন

এই প্রতিভা টিপ থেকে মন সরঞ্জাম পুরো ফাইলিং সিস্টেমকে সহজতর করে। আপনি এখনও সমাপ্ত প্রকল্পগুলির জন্য ফাইলগুলি সংগঠিত করতে পারেন, তবে চলমান কাজের সাথে সম্পর্কিত ফাইলগুলি এগুলি পৃথক করা ফাইলগুলি আরও দ্রুত এবং আরও দক্ষ করে তুলবে।

কিভাবে:

  • যে কোনও বিদ্যমান শ্রেণিবদ্ধকরণ কৌশল রাখুন যা আপনার পক্ষে কাজ করেছে, তবে দুটি ওভারচারিং বিভাগ যুক্ত করুন: 'সমাপ্ত' এবং 'অগ্রগতিতে'।
  • সমাপ্তির তারিখ, প্রত্যাশিত বা আসল দ্বারা গ্রুপ ফাইলগুলিতে টাইমস্ট্যাম্প বা লেবেল যুক্ত করুন।
  • আপনার ক্যালেন্ডারে কোনও প্রত্যাশিত সমাপ্তির তারিখগুলি যুক্ত করুন যাতে আপনি কখন জানবেন যে কখন প্রবেশ করার এবং কোনও আয়োজন করার সময় হবে।

এটি কেন কাজ করে:

কাজের সাথে সম্পর্কিত ফাইলগুলি যুক্তিযুক্তভাবে লোকেদের সর্বাধিক অ্যাক্সেসের প্রয়োজন হবে এবং তাত্ক্ষণিকতা এবং অ্যাক্সেসের ফ্রিকোয়েন্সি দ্বারা ফাইলিং ব্যবস্থা সংগঠিত করা আপনার ফাইলিং সিস্টেমটি দক্ষতার পাশাপাশি যথাযথ ব্যবহারিক কিনা তা নিশ্চিত করার অন্যতম সেরা উপায় sure সুসংহত

বোনাস প্রকার: আপনার ফাইলিং সিস্টেমকে মজাদার বা কমপক্ষে কার্যকর করার ব্যবস্থা করার জন্য কোনও উপায় সন্ধান করুন। হতে পারে এর মধ্যে সুন্দর আয়োজনের সরবরাহ পাওয়া জড়িত যা কাজটিকে আনন্দদায়ক করে তুলবে বা আপনাকে সহায়তার জন্য কোনও সহকর্মীকে নিয়োগ দেবে যাতে আপনি সংস্থার অধিবেশনগুলির সময় মানের কথোপকথনগুলি ভাগ করতে পারেন।

আপনার জন্য ফাইলগুলি সংগঠিত করার কাজটি করার সহজ উপায়টি খুঁজে বের করুন - ফাইল সংগঠনের গুরুত্বপূর্ণ কাজটি কোনও ভয়ঙ্কর হয়ে ওঠে না তা নিশ্চিত করার সেরা উপায়।

আপনি কি অনেক অনেক সময় আয়োজক টিপস পেতে পারেন? আমরা ভাবি না! আপনার টিপসটি নীচে ভাগ করুন যাতে আমরা সকলে সুপার-সংগঠিত অফিস উপভোগ করতে পারি!

পুনশ্চ. এই টিপসগুলির অনেকগুলি সরাসরি আমাদের অফিস ম্যানেজারগুলির ফেসবুক গ্রুপ থেকে এসেছে! আমাদের সম্প্রদায়ের কী জ্ঞানের নাগেটস অফার করেছে এবং কথোপকথনে ঝাঁপিয়ে পড়ুন তা দেখুন। এখানে গ্রুপে যোগ দিন।

অফিস হাউ-টু রিসোর্স