সর্বাধিক সাধারণ নির্বাহী সহকারী দায়িত্ব পালনে

সর্বাধিক সাধারণ নির্বাহী সহকারী শুল্কে দক্ষতা অর্জন করুন

প্রশাসনিক সহায়তা সেমিনার এবং সম্মেলন

এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট (ইএ) হওয়ার জন্য অভিনন্দন! (যদি আপনি এখনও একটি গিগের সন্ধান করছেন, ভবিষ্যতের জন্য আপনার সম্মিলন। আপনি কি আপনার উত্সাহকে চমকে দিয়ে আপনার পরিচালকদের কাঁদতে প্রস্তুত? ঠিক আছে; সম্ভবত আমরা কিছুটা দূরে সরে যাচ্ছি, তবে কখনই একটু উচ্চাকাঙ্ক্ষা কারওর ক্ষতি করেছে?



সর্বাধিক সাধারণ এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট ডিউটিগুলি বোঝার এবং আয়ত্ত করার জন্য আমাদের গাইডের সাথে আপনার নিজের ইএ উচ্চাকাঙ্ক্ষাকে খাওয়ান।

এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট ডিউটিস

নীচের দায়িত্বগুলি সমস্ত আমাদের 2018 থেকে নির্বাহী সহকারী রিপোর্টের রাজ্য (SOTEAR), যার মধ্যে যুক্তরাষ্ট্রে 34 টি বিভিন্ন শিল্পে কর্মরত 417 নির্বাহী সহায়কদের সরাসরি প্রতিক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

আমরা সর্বাধিক সাধারণ respond দায়িত্ব থেকে উত্তরদাতাদের প্রতিবেদন করার সর্বাধিক শতাংশ the সর্বনিম্ন সাধারণের জন্য দায়িত্বগুলি গোষ্ঠীভুক্ত করেছি। এইভাবে, আপনি সাধারণ দায়িত্বগুলি, যে বিষয়গুলির সম্ভবত আপনি যে কোনও নির্বাহী সহকারী ভূমিকায় মুখোমুখি হতে পারেন এবং তারপর সেখান থেকে আপনার পথে কাজ করতে পারেন master



ক্যালেন্ডার পরিচালনা এবং সময়সূচী

এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্টগুলির 96% এটি করছেন বলে প্রতিবেদন করেছেন

এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট ডিউটিগুলির মধ্যে ক্যালেন্ডার পরিচালনা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে

এটি পেরেক করুন: মাস্টার শিডিয়ুলিং এবং ক্যালেন্ডার পরিচালনা সজ্জিত রেখে

আপনি যদি কেবল একটি জিনিস মনে রাখেন: তথ্য সংগঠিত করার জন্য একটি সিস্টেম বিকাশ করুন এবং এটি আসার সাথে সাথে শীর্ষে থাকুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যখন আপনার কার্যনির্বাহকের জন্য একটি মিটিংয়ের অনুরোধ পেয়েছেন, ততক্ষণে এটি প্রক্রিয়া করুন এবং এটি রেকর্ড করুন যাতে আপনার সিস্টেমটি কাজ চালিয়ে যায় (এবং আপনি দুর্ঘটনাক্রমে বুক টাইমের স্লট দ্বিগুণ করেন না, গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্টগুলি ভুলে যান ইত্যাদি)।



সংগঠনটি সময়সূচী এবং ক্যালেন্ডার পরিচালনার কী?

আমরা এখানে সমস্ত নিয়ম ভঙ্গ করব এবং প্রশ্নের সাথে উত্তর দেব। এই তিনটি দায়িত্বের কী মিল রয়েছে?

  • একসাথে সময়সূচি রাখার জন্য একাধিক লোক এবং সময়রেখার সাথে কাজ করা
  • বুদ্ধিমান ক্যালেন্ডার আপডেট পাঠানো
  • কোনও গুরুত্বপূর্ণ ক্লায়েন্টকে কখনই ডাবল বুকিং করবেন না

এগুলির সম্ভবত প্রচুর পরিমাণে মিল রয়েছে তবে আমরা যা যাচ্ছি তা হ'ল তাদের সবার তারিখ, সময়, নাম এবং আরও অনেক কিছু সহ প্রচুর তথ্য জানার এবং প্রক্রিয়াজাতকরণের প্রয়োজন। তথ্য প্রক্রিয়াকরণে এক্সেল করার সর্বোত্তম উপায় হ'ল প্রথমে তথ্যটি গুছিয়ে রাখা। কেউ ইতিমধ্যে তফসিল এবং ক্যালেন্ডার রেকর্ডিং এবং সংগঠিত করার জন্য কোনও প্রকারের সিস্টেম তৈরি না করে থাকলে এই কাজগুলির কোনওটি গ্রহণ করতে সক্ষম হবেন না।

ক্যালেন্ডার পরিচালনা এবং সময়সূচী জন্য একটি প্রক্রিয়া প্রতিশ্রুতিবদ্ধ এবং এটি আঁকুন। আমরা কিছু একসাথে টানা এই সম্পর্কে বিশেষভাবে টিপস । তারা সহ:

অফিসের জন্য মজার জিনিস
  • রঙ - সংকেত প্রণালী
  • কেবল ক্যালেন্ডার এবং সময়সূচী পরিচালনা করতে কাজের সময় বন্ধ করে দেওয়া
  • সহায়ক ক্যালেন্ডারিং সরঞ্জাম ব্যবহার করে

আপনি আমাদের তালিকাটি শুরু করার আগে সাইন আপ করুন সহায়তা , নিখরচায় তথ্য সহ বিনামূল্যে সাপ্তাহিক নিউজলেটারটি এতটা সহায়ক যে EAs বলে যে তারা এটি বন্ধুদের সাথে ভাগ করে নেবে বা গোপনীয় গোপনীয়তা তাদের কাছে রাখবে কিনা তা তারা জানে না। টিপস এবং ইন্টেল যেমন নীচের বৈশিষ্ট্যযুক্ত যা প্রতি সপ্তাহে সরাসরি আপনার ইনবক্সে বিতরণ করুন Get

ভ্রমণ সমন্বয়

কার্যনির্বাহী সহকারীদের 92% এটি করছেন বলে প্রতিবেদন করেছেন

নির্বাহী সহকারী শুল্কগুলির মধ্যে ভ্রমণ পরিকল্পনা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে

এটি পেরেক করুন: ভ্রমণের জন্য যখন সমন্বয় হয়, দক্ষতা এবং ধারাবাহিকতা কী।

আপনি যদি কেবল একটি জিনিস মনে রাখেন: যতবার আপনার ভ্রমণের জন্য সমন্বয় করা দরকার ততবার চাকাটিকে পুনরায় উদ্ভাবন করা (বা এই ক্ষেত্রে, ভ্রমণপথের) বন্ধ করুন। ব্যবহার টেম্পলেট পরিবর্তে.

টেমপ্লেটগুলি ভ্রমণ পরিকল্পনাকে দ্রুত, আরও দক্ষ এবং আরও সুসংগত করে তোলে। এটি পরিকল্পনাকারী এবং ভ্রমণকারী উভয়ের জন্যই একটি জয়।

আপনি এটিও করতে পারেন যেতে একটি প্রক্রিয়া স্থাপন করুন প্রতিটি সময় অনুসরণ করার জন্য আপনাকে ভ্রমণের পরিকল্পনা করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বিবেচনা করতে পারেন:

  • প্রতিটি ভ্রমণের জন্য ব্যবহার করতে পছন্দসই ভ্রমণ বিক্রেতাদের নির্বাচন করা
  • আপনি কোনও বিবরণ মিস করবেন না তা নিশ্চিত করতে চেকলিস্ট তৈরি করা
  • সময়রেখাগুলি স্থাপন করা হচ্ছে যাতে আপনি কখন কী করবেন তা জানেন

ইভেন্ট পরিকল্পনা

এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্টদের 90% এটি করছেন বলে প্রতিবেদন করেছেন

কার্যনির্বাহী সহকারী শুল্কগুলির মধ্যে ইভেন্টের পরিকল্পনা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে

এটি পেরেক: কীভাবে একটি আশ্চর্যজনক ইভেন্টের পরিকল্পনাকারী তা আপনার শ্রোতাদের শেখাতে দিন।

আপনি যদি কেবল একটি জিনিস মনে রাখেন: আপনার বুস্ট ইভেন্ট-পরিকল্পনা দক্ষতা আপনার ইভেন্টগুলিতে উপস্থিত লোকদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করে

ইভেন্টের অংশগ্রহণকারীদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়ার অনুরোধ কাজ করে কারণ, যেমন বিল গেটস একবার বলেছিলেন, “আমাদের সকলের এমন লোক দরকার যারা আমাদের প্রতিক্রিয়া জানাবে। এভাবেই আমরা উন্নতি করি ”

অংশগ্রহণকারীদের প্রতিক্রিয়া হ'ল ইভেন্টগুলির পরিকল্পনা করার সময় আপনার অবশ্যই নিশ্চিত কিছু জ্বলন্ত প্রশ্নগুলির উপর আলোকপাত করার একমাত্র উপায় questions

  • আমি কি যথেষ্ট খাবার পেয়েছি?
  • জায়গাটিও খুব জটিল ছিল?
  • গানটি কি খুব জোরে ছিল?
  • স্পিকার কি সার্থক ছিল?
  • এই চেয়ারগুলি কি খুব কাছাকাছি ছিল?
  • বিন্যাসটি কি বিরক্তিকর ছিল?

আপনি যত বেশি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করবেন, ততই আপনি শিখবেন এবং আপনার ইভেন্টগুলি আরও ভাল better

ফোন কল, ফরওয়ার্ডিং ইত্যাদি সহ সচিবালয়ের দায়িত্বগুলি

নির্বাহী সহায়কদের 73৩% এটি করার রিপোর্ট করেছেন

এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট ডিউটিতে ফোনে কথা বলাও অন্তর্ভুক্ত

এটি পেরেক করুন: যোগাযোগ দক্ষতাগুলি আপনার সমস্ত সচিবিক দায়িত্ব পালনে সহায়তা করবে।

অফিসে করতে অনুশীলন

আপনি যদি কেবল একটি জিনিস মনে রাখেন: আপনার যোগাযোগ দক্ষতা উন্নত করার জন্য অবিরাম চেষ্টা করুন; এটি প্রতিটি ফোন কল এবং প্রতিটি মিথস্ক্রিয়াকে মসৃণ এবং আরও উত্পাদনশীল করে তুলবে।

যদি সাধারণভাবে জীবনের সুবর্ণ নিয়মটি 'অন্যের সাথে আপনার যেমন আচরণ করার ইচ্ছা হয় তেমন আচরণ করা হয়', তবে যোগাযোগের সুবর্ণ নিয়মটি 'অন্যদের সাথে কথা বলুন যেমন আপনি ইচ্ছা করেন তারা আপনার সাথে কথা বলবেন।' এর অর্থ কিছু সাধারণ সহানুভূতি অনুশীলন করা। আপনি যখন কারও সাথে ফোনে থাকবেন তখন নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন:

সেরা নির্বাহী সহকারী হতে কিভাবে
  • এই ব্যক্তির কী দরকার?
  • এই ব্যক্তিটি কেমন অনুভব করছেন?
  • এই ব্যক্তিকে সাহায্য করার জন্য আমি কী করতে পারি?

আপনি কেবলমাত্র শুনার মাধ্যমে এই প্রশ্নের বেশিরভাগ উত্তর খুঁজে পাবেন find

ব্যক্তিগত সহকারী কর্তব্য

কার্যনির্বাহী সহকারীদের ১% এটি করার রিপোর্ট করেছেন

এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট ডিউটিগুলির মধ্যে কিছু ব্যক্তিগত সহকারী কাজ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে

এটি পেরেক: বসগুলি ব্যক্তিগত সহায়কদের পছন্দ করে যারা প্রয়োজন এবং সমস্যাগুলির প্রত্যাশা করে।

আপনি যদি কেবল একটি জিনিস মনে রাখেন: অতীতে মনোযোগ দিন এবং ভবিষ্যতের কল্পনা করুন।

ভবিষ্যতের বিষয়ে অবহিত অনুমান করতে অতীতে ঘটে যাওয়া বিষয়গুলি বিবেচনা করুন। আপনি সর্বদা সঠিক নাও হতে পারেন তবে ভবিষ্যতের প্রত্যাশার চেষ্টা করার সময় আপনি আরও ভাল হয়ে উঠবেন।

উদাহরণস্বরূপ, কল্পনা করুন যে এই ঘটনাগুলি ইতিমধ্যে ঘটেছে।

  • একটি নির্দিষ্ট ক্লায়েন্ট আপনার বস সম্পর্কে উত্সাহিত হয়ে একটি সভা বাতিল করে।
  • একই ক্লায়েন্ট আপনাকে নীল থেকে ডেকেছিল কারণ সে কেবল 'শহরে যাচ্ছিল'। আপনাকে একটি অনড় মিটিং সেট আপ করতে হয়েছিল।
  • অনড় মিটিংটি ভাল হয়নি কারণ আপনার বস প্রস্তুত হতে পছন্দ করে।

এই পরিস্থিতিতে, আপনি এই নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টের সাথে মাসিক চেক-ইন কল বা ইমেলগুলি নির্ধারিত করে প্রত্যাশা দক্ষতা প্রদর্শন করতে পারেন। তিনি শীঘ্রই যে কোনও সময় শহরে আসছেন কিনা তা আপনি জিজ্ঞাসা করতে পারেন বা ক্যালেন্ডারে তিনি যে কোনও বিদ্যমান সভায় যোগ দিচ্ছেন তা দ্বিগুণ নিশ্চিত করে।

(- আরও বেশি করে করা উচিত সহায়তা - সাহায্যকারীদের সাহায্যকারীদের জন্য তৈরি # 1 টি বিনামূল্যে সাপ্তাহিক নিউজলেটার।)

ফিল্ড টেক অনুরোধ

কার্যনির্বাহী সহকারীদের 58% প্রতিবেদন করছেন report

এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট ডিউটিগুলির মধ্যে প্রযুক্তি / আইটি কাজের অন্তর্ভুক্ত রয়েছে

এটি পেরেক: কার্যনির্বাহী সহায়করা অনেক প্রযুক্তিগত সমস্যা সমাধানের কাজ শেষ করার সত্যটি গ্রহণ করুন।

আপনি যদি কেবল একটি জিনিস মনে রাখেন: প্রযুক্তি দুর্ঘটনার জন্য প্রস্তুত থাকুন।

আপনি চাকরিতে নতুন থাকাকালীন কয়েকটি প্রযুক্তিগত সমস্যা সম্ভবত আপনাকে রক্ষা করবে but তবে তা ঠিক। লোকেরা আপনার কাছে যে অনুরোধ এবং সমস্যা নিয়ে আসে তা ট্র্যাক করা শুরু করুন। সেরা দশ সমস্যার মতো প্রবণতা উদ্ঘাটনে আপনার 'গবেষণা' ব্যবহার করুন। আপনি কীভাবে প্রতিটি সমস্যাটিকে সফলভাবে সমাধান করেছেন তা রেকর্ড করুন এবং আপনার সমাধানগুলি একটি সামান্য নির্দেশনা পত্রকে রূপান্তরিত করুন। যখন কেউ আপনার কাছে কোনও সমস্যা নিয়ে আসে, তখন আপনি কেবল নির্দেশের শীটটি ইমেল করতে পারেন। (আপনি যদি এটি অপশন হন তবে আপনি এটি কোম্পানির ওয়েবসাইটে বা ইন্ট্রানেটে পোস্টও করতে পারেন!)

অতিরিক্ত টিপস:

  • যখন কেউ আপনাকে থামায় তখন রেফারেন্সের জন্য যেতে যেতে অনলাইনে সংস্থান সন্ধান করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার প্রধান অফিসের ইলেকট্রনিক্সের নির্মাতাদের সন্ধান করতে পারেন। গ্রাহক পরিষেবা হটলাইনগুলি বা অনলাইন সহায়তা লিঙ্কগুলি লিখে রাখুন যাতে সমস্যাগুলি প্রকাশের সময় উত্তরগুলি কোথায় খুঁজতে হবে তা আপনি জানেন।
  • কম্পিউটারের দক্ষতার সাথে অফিসের যে কাউকে আপনার যোগাযোগ তালিকায় আসতে জিজ্ঞাসা করুন। এর সহজ অর্থ হ'ল তারা যদি আপনার দক্ষতার সাথে মেলে এমন কোনও সমস্যায় সহায়তা চান তবে তাদের একটি আংটি দেওয়ার সাথে আপনি ঠিক আছেন

পার্কস, পার্কিং এবং রক্ষণাবেক্ষণ সহ অপারেশন কর্তব্যগুলি

নির্বাহী সহায়কদের 56% এটি করার রিপোর্ট করেছেন

কর্মীদের মতামত পান

এটি পেরেক করুন: কর্মীদের আপনার পরিচালনার কৌশলটি গাইড করুন।

আপনি যদি কেবল একটি জিনিস মনে রাখেন: সন্দেহ হলে কর্মীদের সাথে কথা বলুন।

আপনার ডেস্কে করতে অনুশীলন

ভাল অপারেশন ম্যানেজার তারা কর্মচারীদের সাথে কথা বলে অনেক কিছু শিখতে পারে জানুন। এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্টস যারা পার্কস ম্যানেজ করার জন্য একটি ভাল কাজ করতে চান তারা কর্মীদের সাথে তাদের কৌশলগুলি অবহিত করতে কথা বলতে পারেন।

অনবোর্ডিং / অফবোর্ডিং সহ মানবসম্পদ কর্তব্য)

নির্বাহী সহায়কদের ৫১% এটি করার রিপোর্ট করেছেন

এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট ডিউটিগুলির মধ্যে বোর্ডিং অন্তর্ভুক্ত রয়েছে

এটি পেরেক করুন: আপনার প্রথম এবং শেষ কর্মচারীদের সাথে ইন্টারঅ্যাকশন সর্বাধিক করুন।

আপনি যদি কেবল একটি জিনিস মনে রাখেন: আনবোর্ডিং এবং অফবোর্ডিং উভয়ই শেখার মুহুর্ত।

বোর্ডিং জন্য একটি শেখার মুহূর্ত উপস্থাপন কর্মচারী

চলার পথে স্বাস্থ্যকর নাস্তা

এর অর্থ, দ্বারা প্রস্তাবিত এইচআর টেকনোলজিস্ট , আপনার নিজের কোম্পানির সংস্কৃতিটিকে চাঙ্গা করা এবং পরিষ্কার করা উচিত। সংস্থা সংস্কৃতি আপনার কাছে কী বোঝায় তা ব্যাখ্যা করে সেশন চালিয়ে শুরু করুন। আপনার কোম্পানির সংস্কৃতি বাস্তব জীবনে যখন প্রকাশ পায় তখন কোনও পরিস্থিতি বা ইভেন্ট সম্পর্কে একটি গল্প বলতে বিবেচনা করুন।

অফবোর্ডিং জন্য একটি শেখার মুহুর্ত উপস্থাপন আপনার প্রতিষ্ঠান

এর অর্থ হ'ল প্রস্থান কর্মীরা কোম্পানির সম্পর্কে কেমন অনুভূতি পান তা আপনার খুঁজে পাওয়া উচিত। তারা কি পছন্দ / অপছন্দ করেছে? তারা কেন চলে যাচ্ছে? এই মুহুর্তে আপনি কী করতে পারেন তা শিখুন; প্রস্থানকারী কর্মীদের সৎ না হওয়ার কোনও কারণ নেই।

অফিস ডিজাইন / লেআউট টাস্ক

কার্যনির্বাহী সহকারীদের 46% এটি করছেন বলে প্রতিবেদন করেছেন

কার্যনির্বাহী সহকারী শুল্কগুলির মধ্যে অফিসের নকশা অন্তর্ভুক্ত

এটি পেরেক: মজা আছে!

আপনি যদি কেবল একটি জিনিস মনে রাখেন: প্রতিটি অফিসে বিভিন্ন নকশার প্রয়োজন হয়। আপনি যদি আপনার কোম্পানির অনন্য দিক বিবেচনা করেন এবং ডিজাইন এবং লেআউট পরিকল্পনা করার সাথে সাথে মজা করেন তবে আপনি একটি অফিস ডিজাইন তৈরি করতে সক্ষম হবেন যা সবাই পছন্দ করে।

কিছু পরীক্ষা করে দেখুন অফিস সজ্জা ধারণা

(- আরও বেশি করে করা উচিত সহায়তা - সাহায্যকারীদের সাহায্যকারীদের জন্য তৈরি # 1 টি বিনামূল্যে সাপ্তাহিক নিউজলেটার।)

বেতন

কার্যনির্বাহী সহকারীদের 16% এটি করছেন বলে প্রতিবেদন করেছেন

এক্সিকিউটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট ডিউটিগুলির মধ্যে বেতনের অন্তর্ভুক্ত রয়েছে

এটি পেরেক করুন: আপনার সময়সূচির সাথে কাজ করে এমন একটি সিস্টেম চয়ন করুন।

আপনি যদি কেবল একটি জিনিস মনে রাখেন: কর্মীদের বেতন দেওয়া দরকার; আপনার শিডিয়ুলের সাথে কাজ করে এমন একটি পে-রোল সিস্টেম সন্ধান করে তারা তাদের বেতনচেকগুলি পেয়েছে তা নিশ্চিত করুন।

পে-রোল হ্যান্ডেল করা একধরণের মুদি কেনা, ঘর পরিষ্কার করা বা অন্য কোনও কাজ করা যেমন; এটি কখনই শেষ হয়নি। আপনি কখনই পে-রোল দিয়ে স্রেফ 'সম্পন্ন' হন নি। আপনাকে বারবার এটি পরিচালনা করতে হবে এবং আপনি যদি ছুটিতে যাচ্ছেন তবে আপনি কেবলমাত্র এক মাসের জন্য 'এক মাসের মূল্য ছুঁড়ে ফেলতে' পারবেন না। এটি বলেছে, আপনি যদি পে-রোল পরিচালনা করতে যান তবে আপনার সময়সূচির প্রয়োজনীয়তাগুলি সম্পর্কে বাস্তবসম্মত হন।

সহকর্মীদের সাথে খেলতে ভার্চুয়াল গেমস

একজন এক্সিকিউটিভ সহকারী হিসাবে, আপনি অনেক বেশি ভ্রমণ করতে পারেন। যদি এটি হয় তবে যা করুন যথা ব্লগ সুপারিশ করে এবং সন্ধান করুন ক্লাউড-ভিত্তিক পে-রোল সিস্টেম আপনি যে কোনও সময় যে কোনও জায়গা থেকে অ্যাক্সেস করতে পারেন।

টিপ: আপনি যদি বেশিরভাগ EA পছন্দ করেন এবং আপনার যদি একটি ব্যস্ত সময়সূচী থাকার প্রত্যাশা থাকে তবে একটিটির জন্য নির্বাচন করুন স্বয়ংক্রিয় পে-রোল সিস্টেম এটি আপনার প্লেট থেকে পে-রোল পরিচালনা করার পুনরাবৃত্ত মানসিক চাপ নেবে।

এই নির্বাহী সহকারী দায়িত্ব সম্পর্কে আপনার কী ধারণা? নীচের মতামত আমাদের জানতে দিন!